Właściwe delegowanie zadań i poprawna komunikacja w zespole są kluczowymi elementami efektywnego zarządzania projektami i organizacjami.
Delegowanie zadań pracownikom w praktyce dla wielu menedżerów okazuje się bardzo trudne. Z jednej strony narzekają oni na zbyt wiele obowiązków, a z drugiej nie potrafią się nimi podzielić. W dużej mierze wynika to z braku zaufania do pracowników, a także z przeświadczenia, że sami są w stanie zrobić to lepiej i szybciej. Wolą poświęcić własny czas na pracę po godzinach niż rozliczyć pracownika z wykonanego zadania. A może po prostu nie wiedzą, jak właściwie podejść do delegowania zadań?
DELEGOWANIE ZADAŃ – CZYM RÓŻNI SIĘ OD WYDAWANIA POLECEŃ?
Delegowanie zadań w przeciwieństwie do wydawania poleceń, nie polega tylko na zlecaniu obowiązków innym osobom. To również opiera się na dzieleniu uprawnieniami i odpowiedzialnością za ich wykonanie. Poniekąd wiąże się to z pewnym przekazaniem władzy pracownikowi nad wykonaniem danego zadania i możliwości podejmowania samodzielnych decyzji. Menedżer nie jest już bezpośrednio zaangażowany w wykonanie zadania, pracownik zaś ma szanse na wykazanie się własną pomysłowością i umiejętnościami.
Oto, na czym polega właściwe delegowanie zadań:
- Rozumienie celów i umiejętności: Zanim przystąpisz do delegowania zadań, ważne jest, aby zrozumieć cele projektu lub zadania oraz umiejętności i kompetencje członków zespołu. To pozwoli na przypisanie odpowiednich zadań odpowiednim osobom.
- Klarowne określenie oczekiwań: Dokładnie określ oczekiwania dotyczące zadania, włączając w to cele, terminy, priorytety i standardy jakości. Im bardziej jasne i konkretne będą oczekiwania, tym łatwiej będzie członkom zespołu wykonać zadanie.
- Zrozumienie ograniczeń: Bądź świadomy ograniczeń swojego zespołu, takich jak dostępność czasu i zasobów. Unikaj nadmiernego obciążania jednej osoby.
- Przekazanie odpowiedzialności: Delegując zadania, przekazuj również odpowiedzialność za ich wykonanie. To oznacza, że osoba odpowiedzialna za zadanie jest odpowiedzialna za jego sukces, a nie tylko za wykonanie konkretnych czynności.
- Zrozumienie potrzeb wsparcia: Upewnij się, że członkowie zespołu mają dostęp do niezbędnego wsparcia, wiedzy i narzędzi, aby wykonać powierzone im zadania.
Menedżer musi zaufać pracownikowi i w pełni powierzyć mu pracę nad zdaniem, a nie wydać gotowe polecenia i instrukcje. Nie może także oczekiwać od pracownika, że wykona on zadanie w dokładnie taki sposób, jak sam sobie to wyobraził. Wówczas miałoby miejsce tzw. pozorne delegowanie, sprawiające, że zadanie stałoby się zwykłym zleceniem, w którym wszystkie etapy zostały z góry zaplanowane i ustalone przez menedżera. Niestety, to nie wyrobiłoby u pracownika poczucia samodzielności i odpowiedzialności ani dodatkowej motywacji do pracy. Dlatego też w zadania, które zostały delegowane, menedżer nie ingeruje zbyt mocno. On jedynie: komunikuje się ze swoimi pracownikami, nadzoruje ich pracę, dostarcza odpowiednich narzędzi, pyta o postępy bądź pojawiające się problemy, służy wsparciem i dobrą radą, pilnuje ram czasowych oraz ocenia efekty wykonania.
KORZYŚCI Z DELEGOWANIA ZADAŃ
Dzięki delegowaniu zadań menedżerowie mogą lepiej skoncentrować się na najważniejszych zadaniach w firmie, a odsunąć się od spraw drugorzędowych i zyskać więcej czasu. Zyskują umiejętność osiągania celów przez pracę z innymi. Pracownicy zaś doskonalą swoje kompetencje, zwiększa się ich wiedza, umiejętności, zaangażowanie i wiara w siebie. A przez to wszystko poprawia się ogólna wydajność i rezultaty pracy.
ETAP 1 – Przeanalizuj własny grafik, zakres prac na najbliższe dni/tygodnie i zaplanuj delegowanie zadań złożonych.
ETAP 2 – Umów się na spotkanie z pracownikiem.
ETAP 3 – Deleguj zadanie pracownikowi.
ETAP 4 – Monitoruj postępy prac.
ETAP 5 – Koryguj nieprzewidziane sytuacje.
ETAP 6 – Odbierz delegowane zadanie.
ETAP 7 – Pozwól na odpoczynek.
Potrzebujesz wsparcia dla swoich pracowników w zakresie delegowania zadań – skontaktuj się z nami! Przygotujemy odpowiednie szkolenie wraz z warsztatami.