Kontrola zarządcza (KZ) to fundament sprawnego funkcjonowania każdej jednostki sektora publicznego. Niestety, często postrzegana jest jako biurokratyczny wymóg. W rzeczywistości to kluczowy mechanizm zarządzania, który, jeśli jest prawidłowo wdrożony, staje się cennym narzędziem do zarządzania ryzykiem i całą organizacją.
Ustawodawca daje nam wytyczne (patrz ramka niżej), ale to od nas zależy, czy stworzymy racjonalne reguły dopasowane do specyfiki jednostki, pamiętając o zasadzie: nic ponad to, czego potrzebujemy. Kontrola zarządcza to nie tylko zbiór procedur – to świadome zarządzanie, chroniące organizację przed błędami i ryzykiem.
Najczęstsze Błędy: Od Celów SMART do Pułapek Pomiaru
Wdrożenie i utrzymanie skutecznej KZ jest wyzwaniem. Błędy pojawiają się już na samym początku:
1. Nieprawidłowe Wyznaczanie Celów i Zadań
Cel ogólny lub niejasny czyni kontrolę iluzoryczną. Gdy brakuje konkretnych ram (co, kiedy, za ile), odpowiedzialność rozmywa się w całej organizacji.
Zasada SMART jest kluczowa: Cele muszą być konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe.
Przykład błędu: Wyremontowanie do końca roku tzw. części wspólnej budynku. Problem: Brak roku, brak konkretnego budynku, nieokreślony zakres i źródło finansowania. Cel SMART (uproszczony): Remont obejmujący wymianę stolarki okiennej oraz wymianę nawierzchni z linoleum na płytki na parterze głównego budynku (ciągi komunikacyjne) do końca IV kw. 2026 r. ze środków własnych jednostki (pozycja budżetu XYZ).
2. Pięć Kluczowych Pułapek Pomiaru Osiągnięć
Nawet dobrze zdefiniowane cele mogą zostać zniweczone przez wady w sposobie mierzenia postępów:
- Brak benchmarkingu zewnętrznego: Skupienie się tylko na własnych wskaźnikach powoduje, że nie dostrzegamy, iż nasza wydajność jest znacznie niższa niż u innych podmiotów. Bez porównania stoimy w miejscu.
- Nadmierne skupienie na danych historycznych: Decyzje bazujące wyłącznie na przeszłych trendach ignorują zmieniające się realia rynkowe, technologiczne czy prawne, co prowadzi do utraty perspektywy.
- Ślepe zaufanie do danych liczbowych: Liczby mogą być niewiarygodne lub niekompletne. Wskaźniki, choć wyglądają obiektywnie, mogą nie oddawać pełnego obrazu sytuacji, a w skrajnych przypadkach – być celowo zniekształcone.
- Tendencja do manipulowania danymi: Gdy pomiar wynagrodzeń lub ocena jest ściśle powiązana z wynikami, rodzi się pokusa, by je „dopasować” do oczekiwań. To prowadzi do dezinformacji i podważa sens kontroli.
- Przywiązanie do starych miar: Otoczenie dynamicznie się zmienia. Miary sprzed kilku lat straciły na aktualności i nie odzwierciedlają faktycznej kondycji jednostki. KZ wymaga ciągłej rewizji narzędzi pomiarowych.
To jest omówienie artykułu, jaki pojawił się w miesięczniku „Przetargi publiczne”. Jeśli jesteś zaintesowany/a ofertą szkolenia zamkniętego dla swojej instytucji poznaj szczegóły tutaj.