Planowanie szkoleń z dużym wyprzedzeniem to klucz do sukcesu każdej organizacji, która stawia na rozwój swoich pracowników. Niestety, wiele klientów przypomina sobie o tym dopiero w październiku, listopadzie czy grudniu – kiedy zbliża się koniec roku i w budżetach pojawiają się wolne środki na szkolenia. Warto jednak przemyśleć to wcześniej. Dlaczego? Ponieważ najlepsi trenerzy już wtedy zazwyczaj mają zapełnione kalendarze, a proces planowania szkoleń wymaga odpowiedniego czasu na przygotowanie, co przekłada się na ich jakość.
1. Dobry trener to zajęty trener
Dobrzy trenerzy, na których usługi jest duże zapotrzebowanie, zazwyczaj nie mają wolnych terminów pod koniec roku. Im bardziej doświadczony i renomowany trener, tym bardziej zajęty kalendarz. Jeżeli organizacja decyduje się na zarezerwowanie szkolenia na ostatnią chwilę, może się okazać, że osoba, która najlepiej pasowałaby do potrzeb firmy, jest już niedostępna. Wcześniejsze planowanie pozwala mieć wybór – zarówno w zakresie trenera, jak i dostosowania treści szkolenia do konkretnych potrzeb.
2. Szkolenia “z marszu” tracą na jakości
Profesjonalni trenerzy wkładają wiele czasu i energii w przygotowanie szkolenia. Chodzi o opracowanie treści, dopasowanie ćwiczeń, a także dostosowanie materiałów do specyfiki organizacji. Wymaga to odpowiedniego czasu na przygotowanie, którego zwykle brakuje, gdy rezerwacja szkolenia następuje na ostatnią chwilę. Rezultat? Mniejsze efekty, brak pełnego dopasowania do uczestników i mniejsza korzyść z takiego szkolenia.
3. Podróże i regeneracja – konieczne dla jakości pracy trenera
Pod koniec roku wielu trenerów jest już zmęczonych licznymi podróżami i intensywnym sezonem szkoleniowym. Każde szkolenie wymaga od trenera dużej ilości energii oraz czasu, by mógł w pełni skoncentrować się na uczestnikach. Dodatkowo do każdego szkolenia potrzebuje on odpowiedniej regeneracji i czasu na odpoczynek, aby móc sprostać kolejnym wyzwaniom z zaangażowaniem i entuzjazmem. Planowanie z wyprzedzeniem daje możliwość zaplanowania przerw i unikania nagromadzenia zleceń w krótkim czasie, co przekłada się na lepszą jakość usługi.
4. Optymalne wykorzystanie budżetu szkoleniowego
Planowanie szkoleń wcześniej pozwala na lepsze zarządzanie budżetem. Końcówka roku to moment, kiedy budżety często są rozdzielane szybko i nierzadko bez większego planu, co może prowadzić do pochopnych decyzji lub wyboru trenera, który jest dostępny, ale niekoniecznie najlepiej dopasowany do potrzeb organizacji. Wcześniejsze zaplanowanie szkoleń pozwala dokładnie przemyśleć ofertę, znaleźć odpowiednich specjalistów oraz uniknąć dodatkowych kosztów wynikających z rezerwacji „na ostatnią chwilę”.
Podsumowanie
Planowanie szkoleń z wyprzedzeniem, najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem ostatniego kwartału roku, to klucz do efektywnego wykorzystania zasobów firmy i zatrudnienia profesjonalnych trenerów. Dzięki temu zyskujemy pewność, że trener ma odpowiedni czas na przygotowanie i odpoczynek, a także możliwość dostosowania programu do specyfiki naszej organizacji. Szkolenie staje się wówczas nie tylko obowiązkową formalnością, ale realną wartością dla pracowników i firmy.